Contact
Van papieren veiligheidsdossiers naar één digitaal werkproces
In de offshore steigerbouw zijn veiligheid, inspecties en overdrachten cruciale onderdelen van het werkproces. Toch worden deze processen vaak ondersteund door papieren formulieren, handtekeningen en losse documenten. Voor een internationale dienstverlener in de offshore steigerbouw ontwikkelde isource een mobiele dossierapplicatie waarmee medewerkers op locatie een volledig projectdossier stap voor stap kunnen opbouwen, controleren, ondertekenen en afronden. Van risicoanalyse en inspectie tot klantoverdracht, periodieke keuring en demontage van de steiger: alle informatie wordt centraal vastgelegd en is direct beschikbaar.
Resultaten
- 1 digitaal dossierAlle project-, veiligheids- en inspectiegegevens centraal beschikbaar
- Minder papierwerkFormulieren, handtekeningen en documenten worden digitaal verwerkt
- Volledige procescontroleVerplichte stappen en goedkeuringen worden door de workflow bewaakt
- Ook offline inzetbaarGegevens kunnen lokaal worden vastgelegd en later worden gesynchroniseerd
De uitdaging
Van papierwerk naar controle over het volledige werkproces.
Op offshore locaties in de steigerbouw werden project- en veiligheidsdossiers grotendeels op papier verwerkt. Formulieren moesten worden geprint, ingevuld, ondertekend, gescand en opnieuw opgeslagen. Bij wijzigingen moest hetzelfde proces opnieuw worden doorlopen.
Dat zorgde voor onnodig administratief werk en maakte het lastiger om altijd met de meest actuele informatie te werken. Tegelijkertijd moesten verschillende medewerkers en rollen toegang hebben tot de juiste dossiers, inspecties, documenten en goedkeuringen.
De uitdaging was daarom groter dan alleen het digitaliseren van formulieren. Er was behoefte aan één gecontroleerde workflow waarin een dossier stap voor stap wordt opgebouwd en waarbij het systeem bewaakt welke acties, controles en goedkeuringen nodig zijn voordat het proces verder kan.
Onze aanpak
isource vertaalde het bestaande werkproces naar een digitale, gefaseerde workflow.
In plaats van papieren formulieren één-op-één om te zetten naar digitale schermen, werd het volledige proces opnieuw ingericht rond een centraal dossier. Iedere fase heeft een duidelijke status, eigen verantwoordelijkheden en verplichte controles.
De applicatie werd ontworpen voor gebruik op locatie, waar medewerkers snel en met zo min mogelijk invoer moeten kunnen werken. Waar mogelijk worden gegevens vooraf ingevuld vanuit de beheeromgeving. Keuzelijsten beperken handmatige invoer en locatiegegevens kunnen automatisch worden gekoppeld.
Omdat werkzaamheden op locatie niet altijd over een stabiele internetverbinding beschikken, werd bovendien rekening gehouden met offline werken en het later synchroniseren van gegevens.
De oplossing
Een digitaal dossier dat het volledige proces begeleidt.
isource ontwikkelde een mobiele dossierapplicatie met een bijbehorende beheeromgeving. Een dossier doorloopt meerdere opeenvolgende fases, van aanmaken en risicoanalyse tot uitvoering, inspectie, overdracht, periodieke controle en afsluiting.
Gebruikers zien direct in welke fase een dossier zich bevindt en welke acties nog nodig zijn. Formulieren kunnen digitaal worden ingevuld en ondertekend. Tijdens inspecties kunnen foto's en documenten rechtstreeks aan het dossier worden toegevoegd.
Het systeem bewaakt daarnaast de proceslogica. Een volgende fase kan pas worden gestart wanneer de benodigde informatie, controles en goedkeuringen zijn afgerond. Bij specifieke situaties kan een dossier automatisch teruggaan naar een eerdere fase of een nieuwe revisie starten.
Via de centrale beheeromgeving kunnen dossiers worden voorbereid, gebruikers en toegangsrechten worden beheerd, keuzelijsten worden onderhouden, notificaties worden opgevolgd en volledige dossiers inclusief documenten worden geëxporteerd.
Zo ontstaat één digitale bron voor operationele informatie, terwijl medewerkers op locatie zich kunnen concentreren op hun werkzaamheden in plaats van op administratie.
Een vergelijkbaar vraagstuk?
Vertel ons waar je tegenaan loopt. We denken vrijblijvend mee over een aanpak, planning en budget.
Bespreek je project
