Contact
Van versnipperde contentproductie naar één centrale workflow
Wanneer meerdere teams dezelfde informatie verwerken en gebruiken, ontstaat al snel een complex productieproces. Informatie wordt geschreven, gecontroleerd, geselecteerd, aangepast en vervolgens naar verschillende kanalen doorgezet. Voor een organisatie met een omvangrijke contentproductie ontwikkelde isource een centrale digitale workflow waarmee dit proces vanuit één omgeving wordt aangestuurd. Gebruikers werken vanuit één centrale planning, content wordt in meerdere varianten beheerd, controle vindt binnen dezelfde workflow plaats en afnemers kunnen zelfstandig bepalen welke informatie zij nodig hebben. Het resultaat is een efficiënter productieproces, minder dubbel werk en een schaalbare digitale basis voor verdere automatisering.
Resultaten
- 1 workflowContent produceren, controleren, selecteren en distribueren vanuit één centrale omgeving
- Minder dubbel werkInformatie wordt centraal geproduceerd en gecontroleerd hergebruikt door meerdere gebruikers
- Meer inzichtIedere gebruiker ziet direct de actuele status en de volgende stap in het proces
- SchaalbaarDe modulaire architectuur maakt uitbreiding en verdere automatisering mogelijk
De uitdaging
Meer content verwerken zonder meer administratieve complexiteit.
Voor een organisatie met meerdere gebruikers en afnemers was het produceren en distribueren van content een proces met veel verschillende stappen. Informatie werd opgesteld, gecontroleerd, geselecteerd en vervolgens beschikbaar gesteld aan verschillende gebruikers en kanalen.
De bestaande werkwijze bood onvoldoende centrale ondersteuning voor deze volledige workflow. Hierdoor ontstond extra handwerk en was het niet altijd direct duidelijk wat de actuele status van content was of wie verantwoordelijk was voor de volgende stap.
De belangrijkste uitdagingen waren:
- meerdere gebruikers werken met dezelfde broninformatie
- dezelfde content moet in verschillende varianten beschikbaar zijn
- werkzaamheden moeten centraal kunnen worden verdeeld
- de voortgang van content moet direct inzichtelijk zijn
- verschillende gebruikers hebben verschillende rechten en verantwoordelijkheden
- afnemers moeten zelfstandig relevante content kunnen selecteren
- informatie moet gecontroleerd kunnen worden doorgezet naar andere systemen en kanalen
De organisatie had daarom behoefte aan meer dan alleen een CMS. Er was behoefte aan een centrale digitale workflow waarin mensen, informatie en systemen met elkaar samenwerken.
Onze aanpak
isource begon bij de informatiestroom en het werkproces.
We brachten de verschillende gebruikersrollen, verantwoordelijkheden en processtappen in kaart en vertaalden deze naar één digitale workflow. Daarbij werd gekeken welke bestaande functionaliteit behouden kon blijven en waar aanvullende functionaliteit nodig was.
De oplossing werd bewust modulair opgezet. Gebruikers krijgen functionaliteit die aansluit op hun rol: content produceren, werkzaamheden verdelen, content controleren, selecties maken of informatie beheren.
Een belangrijk uitgangspunt was dat informatie zoveel mogelijk één keer wordt vastgelegd. Vanuit die centrale bron kan dezelfde content vervolgens in verschillende varianten worden gebruikt en naar verschillende bestemmingen worden doorgezet.
Ook is rekening gehouden met toekomstige uitbreiding. De organisatie wilde snel beschikken over een werkbare basis, maar tegelijkertijd voorkomen dat de eerste versie een eindstation zou worden. De oplossing is daarom zo ingericht dat nieuwe functionaliteit gefaseerd kan worden toegevoegd.
De oplossing
Een centraal contentplatform voor produceren, beheren, controleren, selecteren en distribueren.
De digitale workflow ondersteunt de volledige keten vanuit één omgeving.
De oplossing biedt onder andere:
- Gebruikers en rollen – verschillende gebruikers krijgen toegang tot de functionaliteit die bij hun verantwoordelijkheid hoort.
- Centrale planning – werkzaamheden en content worden vanuit één overzicht beheerd.
- Taakverdeling – werkzaamheden kunnen rechtstreeks aan gebruikers worden toegewezen.
- Meerdere contentvarianten – informatie kan in verschillende formaten of lengtes worden beheerd.
- Statusbeheer – gebruikers zien direct of content nog in behandeling is, ter controle ligt of gereed is.
- Zoeken en filteren – grote hoeveelheden informatie kunnen snel worden teruggevonden.
- Zelfstandige selectie – afnemers kunnen bepalen welke informatie zij nodig hebben.
- Systeemintegratie – informatie kan vanuit de centrale workflow worden doorgezet naar andere systemen.
- Geautomatiseerde exports – content kan gestructureerd worden aangeleverd voor verdere verwerking.
- Configureerbare templates – verschillende afnemers kunnen verschillende informatieformaten gebruiken zonder het centrale proces aan te passen.
- Actualisatie – wijzigingen in broninformatie worden zichtbaar gemaakt binnen de workflow.
Zo ontstaat een centrale digitale contentketen waarin productie en distributie logisch met elkaar verbonden zijn, zonder dat ieder team dezelfde informatie opnieuw hoeft te verwerken.
Een vergelijkbaar vraagstuk?
Vertel ons waar je tegenaan loopt. We denken vrijblijvend mee over een aanpak, planning en budget.
Bespreek je project
