Van papieren urenstaten naar digitale urenregistratie op locatie

De uitdaging

Van papier en dubbele administratie naar één digitale urenregistratie.

Medewerkers die op locatie werken hielden hun gewerkte uren traditioneel bij op papieren urenstaten. Deze werden vervolgens gecontroleerd, ondertekend en opnieuw ingevoerd in de administratieve systemen.

Dat proces kostte tijd en maakte het lastig om direct inzicht te hebben in de actuele urenregistratie. Daarnaast moest rekening worden gehouden met verschillende soorten werkzaamheden, afwijkende werktijden, goedkeuringen en meerdere administratieve verwerkingen.

De organisatie wilde daarom het volledige proces digitaliseren. Medewerkers moesten hun uren eenvoudig op locatie kunnen registreren, terwijl leidinggevenden de gegevens konden controleren en goedkeuren. De oplossing moest bovendien kunnen functioneren op locaties waar niet altijd een betrouwbare internetverbinding beschikbaar is.

Onze aanpak

isource digitaliseerde niet alleen de urenstaat, maar het volledige proces eromheen.

We vertaalden de bestaande werkwijze naar een mobiele workflow waarin medewerkers, leidinggevenden en administratie ieder hun eigen rol hebben. Daarbij werd zoveel mogelijk informatie vooraf beschikbaar gemaakt, zodat gebruikers op locatie zo min mogelijk handmatig hoefden in te voeren.

De applicatie werd ingericht rondom drie kernstappen: registreren, controleren en goedkeuren. Gewerkte uren kunnen worden gekoppeld aan de juiste werkzaamheden en worden vervolgens gecontroleerd voordat een registratie definitief wordt gemaakt.

Een belangrijk uitgangspunt was betrouwbaarheid op locatie. Daarom kan de applicatie ook zonder actieve internetverbinding worden gebruikt. Ingevoerde gegevens worden lokaal opgeslagen en automatisch gesynchroniseerd zodra de verbinding wordt hersteld.

Daarnaast werd de oplossing gekoppeld aan een centrale beheeromgeving. Hierdoor kunnen gegevens, keuzelijsten en configuraties centraal worden beheerd en kunnen geregistreerde uren worden geëxporteerd voor verdere administratieve verwerking.

De oplossing

Een mobiele urenregistratie die het volledige proces digitaal ondersteunt.

Medewerkers leggen hun uren rechtstreeks vast via een tablet. De applicatie maakt daarbij onderscheid tussen verschillende soorten werkzaamheden en biedt alleen de relevante keuzes aan. Hierdoor blijft de invoer eenvoudig en overzichtelijk.

De oplossing bevat onder andere:

• Digitale urenregistratie – medewerkers registreren gewerkte uren rechtstreeks op locatie.
• Vooringevulde gegevens – beschikbare projecten, werkzaamheden en andere keuzelijsten worden centraal beheerd.
• Dag- en totaaloverzicht – gebruikers kunnen zowel dagelijkse registraties als het volledige overzicht bekijken.
• Automatische controles – de applicatie controleert of geregistreerde uren aansluiten op de vastgelegde werktijden.
• Goedkeuringsworkflow – afwijkende of bijzondere registraties kunnen ter goedkeuring worden voorgelegd.
• Digitale ondertekening – medewerkers en verantwoordelijke personen kunnen registraties digitaal ondertekenen.
• Offline werken – gegevens blijven beschikbaar wanneer tijdelijk geen internetverbinding aanwezig is.
• Automatische synchronisatie – lokaal opgeslagen gegevens worden bij een volgende verbinding met de centrale omgeving gesynchroniseerd.
• Beheeromgeving – beheerders kunnen gebruikers, projecten, werkzaamheden en andere stamgegevens centraal beheren.
• Exportfunctionaliteit – goedgekeurde uren kunnen worden geëxporteerd voor verdere administratieve verwerking.

Zo werd een traditioneel papierproces vervangen door één digitale keten waarin registratie, controle, goedkeuring en administratie met elkaar verbonden zijn.