Contact
Van Excel en e-mail naar één digitaal certificeringsplatform
Complexe processen worden vaak jarenlang ondersteund door spreadsheets, e-mail en handmatige administratie. Dat werkt, totdat de hoeveelheid aanvragen, gebruikers en informatie groeit. Voor een publieke organisatie ontwikkelde isource een digitale certificatenmodule voor het certificeren van producten die aan een bepaalde kwaliteitsstandaard moeten voldoen: pas als de vereiste testen zijn doorlopen en het product daaraan voldoet, wordt de certificering afgegeven. De module brengt dat volledige certificeringsproces samen in één platform, van online aanvraag en statusupdates tot beheer, archivering, zoeken en rapportages. Het resultaat is minder handwerk, meer grip op het proces en één betrouwbare plek voor actuele certificaatinformatie.
Resultaten
- 1 platformHet volledige certificeringsproces vanuit één centrale digitale omgeving
- Minder handwerkDigitale workflows en automatische notificaties verminderen administratieve handelingen
- Direct inzichtAanbieders en gebruikers vinden zelfstandig de informatie die voor hen relevant is
- Meer gripBeheerders hebben centraal inzicht in aanvragen, voortgang, historie en certificaten
De uitdaging
Een proces kan prima werken met Excel, totdat het proces groter wordt. Voor een publieke organisatie vormde certificering een belangrijk onderdeel van de dienstverlening. Leveranciers dienden aanvragen in en producten doorliepen verschillende beoordelings- en testfasen; alleen als een product aan de vereiste kwaliteitsstandaard bleek te voldoen, werd het gecertificeerd.
De informatie die daarbij ontstond, werd grotendeels verwerkt via spreadsheets en e-mail. Daardoor waren verschillende informatiestromen van elkaar afhankelijk en kostte het beheer relatief veel handmatig werk.
Voor gebruikers betekende dit bovendien dat actuele certificaatinformatie niet direct vanuit één centrale bron beschikbaar was. Aanbieders wilden weten wat de status van hun aanvraag was, terwijl andere gebruikers vooral wilden kunnen controleren welke producten gecertificeerd waren.
De organisatie zocht daarom niet simpelweg een digitaal formulier, maar een oplossing die het hele proces kon ondersteunen. De belangrijkste vraag was hoe een administratief proces digitaal te maken zonder de bestaande werkwijze één-op-één te kopiëren.
Onze aanpak
isource begon bij het proces, niet bij de techniek. We brachten de verschillende gebruikers, informatiestromen en processtappen samen en keken daarbij naar de volledige levenscyclus van een certificeringsaanvraag: van het eerste verzoek tot beoordeling, testen, besluitvorming, publicatie en archivering.
Vervolgens vertaalden we dit proces naar één digitale workflow, waarin iedere gebruiker alleen de informatie en functionaliteit krijgt die voor zijn rol relevant is. Voor aanbieders betekende dit een eenvoudige digitale ingang en inzicht in de eigen aanvragen. Voor beheerders ontstond een centrale werkomgeving voor het verwerken van aanvragen en het beheren van certificaten. Voor algemene gebruikers werd actuele certificaatinformatie online doorzoekbaar.
Een belangrijk uitgangspunt was daarbij dat informatie één keer wordt vastgelegd en vervolgens gecontroleerd hergebruikt, zodat onnodige overdrachtsmomenten tussen spreadsheets, e-mails en losse administraties verdwijnen. isource combineerde procesanalyse, UX en maatwerk webdevelopment om de oplossing passend te maken bij de bestaande organisatie én geschikt voor verdere groei.
De oplossing
isource ontwikkelde een digitaal certificeringsplatform waarin aanvraag, beheer en publicatie samenkomen. De oplossing bestaat uit meerdere onderdelen die samen één geïntegreerde workflow vormen:
- Digitale certificaataanvraag: aanbieders dienen hun aanvraag online in via een gestructureerd formulier
- Status en notificaties: aanbieders worden automatisch geïnformeerd over belangrijke wijzigingen en kunnen zelf de actuele status bekijken
- Centraal beheer: beheerders verwerken nieuwe aanvragen, beheren lopende trajecten en leggen relevante acties en procesfasen vast
- Certificatenregister: actuele certificaten worden centraal beheerd en online beschikbaar gesteld
- Zoeken en filteren: gebruikers vinden snel relevante certificaten op basis van verschillende kenmerken
- Historie en archivering: afgeronde en geannuleerde aanvragen blijven beschikbaar als digitaal dossier
- Rapportages: managementinformatie geeft inzicht in bijvoorbeeld aantallen en uitkomsten van aanvragen
- Data-import: bestaande certificaatgegevens worden gecontroleerd overgebracht naar de nieuwe omgeving
Wat voorheen verspreid was over spreadsheets, e-mail en handmatige administratie, is daarmee samengebracht in één digitale omgeving. De waarde zit niet alleen in het vervangen van Excel: de organisatie krijgt een digitale proceslaag waarmee het certificeringsproces beheersbaar, inzichtelijk en schaalbaar wordt.
Een vergelijkbaar vraagstuk?
Vertel ons waar je tegenaan loopt. We denken vrijblijvend mee over een aanpak, planning en budget.
Bespreek je project
